In der Kategorie „Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden“ erhielt das Projekt „Personalmanagement 4.0 – Personalprozesse effizient gestalten“ das Siegel für ein exzellentes Digitalisierungsprojekt. Die Jury würdigte damit die deutlichen Fortschritte bei der digitalen Modernisierung interner Abläufe im Landratsamt.
„Eine moderne Verwaltung braucht moderne Prozesse. Unser Anspruch ist es, Abläufe effizient, transparent und anwenderfreundlich zu gestalten“, sagt Landrat Franz Löffler.
Das Siegel bestätige den eingeschlagenen Weg. Es zeige auch, dass sich konsequentes Arbeiten an einem zukunftsfähigen Personalmanagement auszahle. Im Kern geht es um die Personalverwaltung – und damit um viele Vorgänge, die früher Papier und mehrere Stationen brauchten. Der Landkreis Cham hat in den vergangenen Jahren zentrale Personalprozesse so umgestellt, dass sie ohne Medienbrüche laufen. Das heißt: Anträge, Meldungen und Freigaben funktionieren digital, weitgehend automatisiert und für Beschäftigte gut nutzbar. Zum Einsatz kommen dabei unter anderem Formcycle, Interflex 6040, Moodle Workplace sowie das Bewerbermanagementsystem der PERBILITY GmbH.
Die Bandbreite ist groß und betrifft den Arbeitsalltag direkt. Beschäftigte können wichtige Anträge komplett digital stellen. Dazu zählen etwa Anträge rund um Homeoffice, Fortbildungen oder das Nachreichen von Unterlagen. Auch Verfahren zu Nebentätigkeiten und die Gefährdungsbeurteilung bei Schwangerschaft sind digital abbildbar. Die Unterlagen werden dabei direkt in der eAkte, also der elektronischen Akte, abgelegt. Auch bei Krank- und Gesundmeldungen setzt der Landkreis auf digitale Abläufe. Im Hintergrund laufen automatisierte Schritte, wenn zum Beispiel eine drittverschuldete Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Dadurch werden Zuständigkeiten schneller angestoßen und Informationen sauber dokumentiert. Ein weiterer Schwerpunkt ist der gesamte Einstieg und Ausstieg von Beschäftigten. Der digitale Mitarbeitermeldebogen bildet Einarbeitung und Austritt effizient ab. Von dort werden Folgeprozesse automatisch angestoßen, etwa wenn ein Arbeitszeugnis erstellt werden muss. Das spart Zeit, verhindert doppelte Datenerfassung und sorgt für klare Zuständigkeiten. Wichtig ist dabei auch die interne Freigabe. Interne Anträge können unkompliziert digital freigegeben werden, unter anderem über EntraID „Signatur“. Damit wird aus einem Laufzettel mit Unterschriften ein digitaler Prozess, der nachvollziehbar bleibt.
Digitalisierung zeigt sich außerdem in vielen Unterstützungsleistungen. Beschäftigte können IT-Dienste digital beantragen, zum Beispiel mobile Endgeräte, Visitenkarten, Türschilder oder ELSTER-Zertifikate. Parallel wurde die Schulungsplattform weiterentwickelt und erweitert. Auch das Betriebliche Gesundheitsmanagement wurde ausgebaut. Planung und Anmeldung zu Angeboten laufen digital, was die Organisation erleichtert und die Teilnahme vereinfacht. Im Personalgewinnungsbereich wurde das Bewerbermanagement über das Stellenportal optimiert. Auch die Arbeitszeiterfassung ist digital abgebildet. Urlaubsanträge, Dienstbefreiungen und Korrekturbelege laufen in einem geregelten Ablauf. Dazu kommt eine automatische Urlaubskappung, die Regeln zuverlässig umsetzt und Rückfragen reduziert.
Die Jury sieht in diesem Gesamtpaket einen besonders konsequenten und praxisnahen Schritt. Nach ihrer Würdigung steht das Projekt für einen innovativen Ansatz, der in Breite und Tiefe überzeugt. Der Landkreis Cham zeige damit, dass Digitalisierung nicht nur am Schalter beginnt. Sie beginnt ebenso in den internen Abläufen, die den Bürgerservice erst möglich machen.
Mit der Auszeichnung ist zudem eine Einladung verbunden. Der Landkreis Cham kann kostenfrei an der KommDIGITALE teilnehmen. Die Fachmesse zur Digitalisierung kommunaler Verwaltungen findet am 25. und 26. März 2026 in Bielefeld statt. Dort kann das Landratsamt Erfahrungen teilen und neue Impulse aufnehmen.
PM Landkreis Cham